Более 50 тысяч электронных документов направлено в Москве с начала года для регистрации в единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС). Это стало возможным благодаря интеграции портала поставщиков с ЕИС.
В начале этого года вступили в силу изменения федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (44-ФЗ), которые предусматривают обязательное электронное исполнение государственных контрактов с публикацией структурированных документов в ЕИС. Благодаря реализованной интеграции документы о приемке (акты) по московским госконтрактам в рамках 44-ФЗ, которые формируют поставщики в личном кабинете на портале, передают в личный кабинет поставщика ЕИС.
«Для того чтобы обеспечить полноценный электронный документооборот от момента публикации закупки до оплаты по контракту, на портале поставщиков была реализована интеграция с ЕИС. Теперь поставщики по московским контрактам в рамках 44-ФЗ могут заранее подготовить проекты электронных актов в личном кабинете на портале и отправить их в регламентированный срок для дальнейшего подписания заказчиком и публикации в ЕИС. Такой акт имеет детальный реквизитный состав, включая перечень поставочной спецификации, и позволяет контрольным органам Москвы отслеживать соответствие закупочной и поставочной спецификации», — рассказал заместитель Руководителя Департамента информационных технологий, Роман Урнышев.
Использование электронных актов удобно как для заказчиков, так и для поставщиков: это сокращает время приемки документов, упрощает документооборот, обеспечивает контроль сроков исполнения контракта и своевременную оплату. Кроме того, применение электронного документооборота позволяет избежать пользовательских ошибок при заполнении документов. Система автоматически проверяет данные и сообщает о необходимых корректировках.
Вся информация о контракте, условиях исполнения и закупочной спецификации заполняется автоматически, обеспечивая идентичность информации в контракте и закрывающих документах по формату Федеральной налоговой службы.
Электронный документооборот для исполнения контрактов закупок малого объема на портале поставщиков ввели в 2020 году, до этого все акты по контрактам оформлялись в бумажном виде. Онлайн-взаимодействие между заказчиками, поставщиками и контролирующими органами в сфере закупок позволило сэкономить время, снизить трудозатраты по процессу исполнения контракта и унифицировать форму отчетности.
Для работы с электронным исполнением контрактов в ЕИС пользователю портала поставщиков необходимо связать свой профиль на портале с личным кабинетом поставщика в ЕИС. Для этого в личном кабинете на портале необходимо выбрать «Управление профилем», «Профиль пользователя» и в разделе «Связь с внешними системами» воспользоваться функцией «Добавить связь», указав свой уникальный токен (электронный ключ) из личного кабинета ЕИС. После этого в разделе «Контракты» в сведениях о поставке поставщик может выбрать «Добавить исполнение». Проект документа о приемке — универсальный передаточный документ (УПД) — сформируется автоматически. У пользователя будет возможность его отредактировать, указав сроки поставки, перечень поставляемой продукции или услуг, адрес отправителя и получателя и другие данные. Затем нужно отправить УПД. Статус исполнения по документу будет доступен во вкладке «Исполнение контракта». Для электронного подписания акта приемки работ система перенаправит пользователя на сайт ЕИС. Статус о подписании также отобразится в личном кабинете на портале поставщиков.
Электронная подпись, необходимая для всех этапов исполнения контракта, гарантирует достоверность организации, а все подписываемые документы имеют юридическую значимость.
Подробнее о работе с документом о приемке можно ознакомиться на портале, посмотрев обучающий вебинар, или на официальном сайте ЕИС в разделе «Документы» («Материалы для работы в ЕИС», «Электронное актирование в ЕИС»).
Портал поставщиков — удобный и надежный инструмент, созданный в Москве в 2013 году для автоматизации закупок малого объема. Ежедневно на ресурсе заключается более 1,5 тысячи контрактов, а структурированный каталог продукции на портале включает в себя свыше 1,8 миллиона товарных единиц.